ファイリングをグチャグチャにしてる人に驚いた話

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仕事中、ある紙ベースの書類をまとめたファイルを確認したら驚いた。
上下逆さまに綴じてたり、裏表逆に綴じてたりとにかく素直にめくって確認できない状態なのだ。

「え?こんな仕事の仕方ある?」

たぶん、都度ファイリングをせず、溜まった帳票をテキトーにまとめてパンチで一発穴を開けて「とりあえずファイルに綴じた」のだろう
正直自分にはこの感覚が理解できなくて、「いい加減な仕事してるなー」と憤った。

「テキトーな仕事するなよ!」と文句を言おうと思った所でとどまり、ちょっと考えた。
たぶんこの人とはファイリングの認識が違うのではないか?

私の考えるファイリング仕事の最低限の認識は以下。

  • 原則として、会社で保存している帳票に不要なものはない。(勝手に破棄してはいけない)
  • 保存したファイルは必要な時に参照できる事が必要で、網羅性と可読性を担保する

この人はたぶんこの認識がなかったんだと思われる。
ファイルは同じ種類の書類をまとめて保存しおく場所、くらいの認識?

でも待って。これってデジタルデータの文脈で言うフォルダのイメージだよな。
ペーパレスの時代、ファイリングについて認識がズレている人は意外といるのかもしれない。

ここまで考えた所で憤りは少し収まって、認識のズレを修正した上でやり直しをお願いした。
結局本人は「何に使われる書類か分からなかったのでとりあえずまとめておいた」との事だった。

「認識のズレ」って結局「前提条件が異なる人」と起きているので一事が万事要注意だと思った。
前提条件が違っていたら適切な成果物が上がってこないもんね。

楽に仕事をするコツ
誰かと仕事をする時は些細な事でもまず認識のズレがないか確認しよう!
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